Verhuistips bedrijfsverhuizing

Gevolgen voor uw personeel

• Bespreek dit op tijd met uw medewerkers, geef aan wat ze kunnen verwachten.

Jan de Jong Verhuizingen inschakelen

• Omvat de verhuizing het verplaatsen van kostbare inboedel? Vraag dan of uw verzekeringspakket voldoet.

Meubels en stoffering

• Inventariseer meubels om de indeling van het kantoor inzichtelijk te maken.
• In overleg kunnen de meubels gecodeerd worden.
• Zoek en bestel nieuwe meubels op tijd.
• Zoek en bestel ook de stoffering ruim van tevoren.
• De vloerbedekking moet voor de verhuisdatum worden gelegd.
• Wij zorgen ervoor dat de nieuwe vloer beschermd wordt tijdens de verhuizing. 

De nieuwe locatie

• Welke voorzieningen zijn er gewenst op de nieuwe locatie?
• Zorg ervoor dat printers en kopieerapparaten op centrale plekken komen.
• Maak de indeling en telefoonnummers op tijd bekend.
• Onderzoek of de sanitaire voorzieningen in orde zijn.
• Deel voor de verhuizing een duidelijk plattegrond uit van het nieuwe pand.
• Geef aan of er nog speciale regels gelden.
• Plaats heldere bewegwijzering in en om het nieuwe pand.
• Zijn er genoeg parkeerplaatsen of fietsenstallingen?
• Maak het nieuwe pand voortijdig schoon.
• Hoeveel sleutels zijn er nodig? Zorg voor een overzichtelijk sleutelplan.

Verhuisberichten

• Pas op uw website en drukwerk de adres- en contactgegevens aan.
• Ga direct na of uw huisstijl een opfrisbeurt kan gebruiken.
• Laat een verhuisbericht ontwerpen en voeg hier een routebeschrijving aan toe.
• Actualiseer de adressen en gegevens van uw klanten, leveranciers en relaties.
• Geef tijdig uw adreswijziging door.
• Maak bijvoorbeeld gebruik van de zakelijke doorzendservice van PostNL.
• Regel, als dat nodig is, een nieuwe postbus en/of antwoordnummer.
• Meld de verhuizing van uw bedrijf aan lokale media.
• Licht omliggende bedrijven in over de verhuizing en maak kennis met de bedrijven nabij de nieuwe locatie.

Opruimen en inpakken

• Ga na wat allemaal mee moet, wat weg kan of wat naar een externe opslag kan.
• Zorg voor heldere inpakinstructies.
• Inpakmaterialen kunnen vroegtijdig uitgedeeld worden, zodat uw personeel kan beginnen met inpakken.
• Wij kunnen het inpakken ook voor u verzorgen.
• Pak alles op tijd in en maak als laatste de computers verhuisklaar.
• Ook de computers kunnen wij voor u verhuisklaar maken.
• Verwijder grofvuil uit het oude pand.

De verhuisdag

• Gebruik ons verhuisdraaiboek en onze verhuisinstructies.
• Naast de contactpersoon is er niemand in het pand aanwezig op de verhuisdag.
• Informeer het beveiligingsbedrijf over de verhuizing wanneer deze plaatsvindt op ongebruikelijke uren.
• Reserveer voldoende parkeerruimte voor de verhuiswagens.
• Sluit tot slot het gas, de elektriciteit en het water af en noteer de meterstanden.
• Stel een procedure op voor onvoorziene situaties.
• Plan genoeg tijd in voor het uitpakken.
• Begeleid, wanneer dit nodig is, wijzigingen bij de indeling van het kantoor.

Calamiteiten

• Maak een actueel ontruimingsplan voor de nieuwe locatie.
• Maatregelen zoals (nacht)beveiliging en een rampenoefening zijn belangrijk.
• Denk aan brandpreventie door vóór de verhuizing brandblussers te installeren.
• Verwijder na de verhuizing de brandblussers uit het oude pand.
• Overleg hiervoor met de brandweer.

Wij helpen u graag bij een zorgeloze verhuizing. Bel ons via 050 - 313 91 49 of mail naar info@jandejong.nl voor een afspraak als u vragen hebt.

Na de verhuizing

• Het is leuk om bijvoorbeeld in het personeelsblad of als decoratie een fotoreportage van de oude en nieuwe situatie te laten zien.
• Maak uw personeel blij met inboedel, of schenk dit aan een goed doel.
• Wij zullen na afloop samen met u de verhuisopdracht nalopen. Moet er nog iets gebeuren? Zijn er wijzigingen ten opzichte van het contract? Staat het meubilair op de juiste plaats en is het duidelijk waar schilderijen, whiteboards etc. opgehangen moeten worden?
• Zet alle puntjes op de ‘i’ voor de officiële opening of een open dag.