Verhuistips bedrijfsverhuizing

Gevolgen voor uw personeel

• Bespreek dit op tijd met uw medewerkers, geef aan wat ze kunnen verwachten.

Jan de Jong Verhuizingen inschakelen

• Omvat de verhuizing het verplaatsen van kostbare inboedel? Vraag dan of uw verzekeringspakket voldoet.

Meubels en stoffering

• Inventariseer alle meubels om de indeling van het nieuwe kantoor inzichtelijk te maken.
• In overleg kunnen de meubels gecodeerd worden.
• Zoek en bestel nieuwe meubels op tijd. Zoek en bestel ook de stoffering ruim van tevoren.
• De vloerbedekking moet voor de verhuisdatum worden gelegd.
• Wij zorgen ervoor dat de nieuwe vloer beschermd wordt tijdens de verhuizing.

De nieuwe locatie

• Welke voorzieningen zijn er gewenst op de nieuwe locatie?
• Zorg ervoor dat printers en kopieerapparaten op centrale plekken komen te staan.
• Maak de indeling en telefoonnummers op tijd bekend.
• Onderzoek of de sanitaire voorzieningen in orde zijn.
• Deel voor de verhuizing een duidelijk plattegrond uit van het nieuwe pand.
• Geef aan of er nog speciale regels gelden.
• Plaats heldere bewegwijzering in en om het nieuwe pand.
• Zijn er genoeg parkeerplaatsen of fietsenstallingen?
• Maak het nieuwe pand voortijdig schoon.
• Hoeveel sleutels zijn er nodig? Zorg voor een overzichtelijk sleutelplan.

Verhuisberichten

• Pas op uw website en drukwerk de adres- en contactgegevens aan.
• Ga direct na of uw huisstijl een opfrisbeurt kan gebruiken.
• Laat een mailing ontwerpen en voeg hier een routebeschrijving aan toe.
• Actualiseer tijdens het inventariseren de adressen en gegevens van uw klanten, leveranciers en relaties.
• Geef tijdig uw adreswijziging door.
• Maak bijvoorbeeld gebruik van de zakelijke doorzendservice van PostNL.
• Regel, als dat nodig is, een nieuwe postbus en/of antwoordnummer.
• Meld de verhuizing van uw bedrijf aan lokale media.
• Licht omliggende bedrijven in over de verhuizing en maak kennis met de bedrijven nabij de nieuwe locatie.

Opruimen en inpakken

• Ga na wat allemaal mee moet, wat weg kan of wat naar een externe opslag kan. We denken graag met u mee!
• Zorg voor heldere inpakinstructies.
• Inpakmaterialen kunnen vroegtijdig uitgedeeld worden, zodat uw personeel kan beginnen met inpakken.
• Wij kunnen dit ook voor u verzorgen. 
• Pak alles op tijd in en maak als laatste de computers verhuisklaar. Ook dit kunnen wij voor u verzorgen.
• Verwijder grofvuil uit het oude pand.

De verhuisdag

• Gebruik ons verhuisdraaiboek en onze verhuisinstructies.
• Naast de contactpersoon is er niemand in het pand aanwezig op de verhuisdag.
• Informeer het beveiligingsbedrijf over de verhuizing wanneer deze plaatsvindt op ongebruikelijke uren.
• Reserveer voldoende parkeerruimte voor de verhuiswagens.
• Sluit tot slot het gas, de elektriciteit en het water af en noteer de meterstanden.
• Stel een procedure op voor onvoorziene situaties.
• Plan genoeg tijd in voor het uitpakken.
• Begeleid, wanneer dit nodig is, wijzigingen bij de indeling van het kantoor.

Calamiteiten

• Maak een actueel ontruimingsplan voor de nieuwe locatie.
• Veiligheidsmaatregelen zoals (nacht)beveiliging en een rampenoefening zijn belangrijk.
• Denk ook aan brandpreventie door al vóór de verhuizing brandblussers in het nieuwe pand te installeren.
• Verwijder na de verhuizing de brandblussers uit het oude pand. Overleg hiervoor met de brandweer.

Wij helpen u graag bij een zorgeloze verhuizing. Bel ons via 050 - 313 91 49 of mail naar info@jandejong.nl voor een afspraak als u vragen hebt.

Na de verhuizing

• Het is leuk om bijvoorbeeld in het personeelsblad of als decoratie een fotoreportage van de oude en nieuwe situatie te laten zien.
• Maak uw personeel blij met overtollige inboedel, of schenk dit aan een goed doel.
• Zet alle puntjes op de ‘i’ voor de officiële opening of een open dag.